Das Katholische Datenschutzzentrum Bayern (KDSZ Bayern) hat mit seiner Open-Source-Digitalstrategie am bundesweiten Open Source Wettbewerb 2026 teilgenommen. Auch wenn unser Projekt nicht ausgezeichnet wurde, freuen wir uns über die Aufmerksamkeit, die offene Technologien und digitale Souveränität in der öffentlichen Verwaltung durch den Wettbewerb erfahren haben. Wir gratulieren allen ausgezeichneten Projekten, insbesondere der Stadt Bamberg, herzlich zu ihrem Erfolg.
Digitale Souveränität in der Praxis
Unter dem Leitgedanken „Digitale Souveränität in der Praxis“ haben wir beim Wettbewerb vorgestellt, wie auch eine kleine Datenschutzaufsichtsbehörde ihre Verwaltungsprozesse konsequent auf Grundlage offener Technologien gestalten kann.
Unsere Bewerbung beruhte auf einer zentralen Überzeugung:
Digitale Souveränität ist kein Produkt. Sie ist eine Architekturentscheidung.
Entscheidend ist nicht allein der Einsatz einzelner Open-Source-Anwendungen, sondern deren Zusammenspiel innerhalb einer offenen, interoperablen und langfristig beherrschbaren IT-Architektur.
Mehr als 95 Prozent unserer Softwareumgebung basieren auf Open Source. Mit EGroupware als zentraler Verwaltungsplattform, unserem digitalen Datenschutzportal und weiteren offenen Anwendungen haben wir eine integrierte digitale Arbeitsumgebung geschaffen, die unsere behördlichen Aufgaben unterstützt.
Von der Online-Meldung zur digitalen Akte
Unsere auf EGroupware basierende Verwaltungsplattform verbindet unter anderem die elektronische Vorgangsbearbeitung, Dokumentenverwaltung, Kommunikation, Aufgabenorganisation und Fristenüberwachung.
Auch unser digitales Datenschutzportal folgt dem Prinzip einer integrierten Architektur. Beschwerden, Meldungen von Datenschutzverletzungen und Beratungsanfragen können über strukturierte Onlineformulare eingereicht werden. Nach Bestätigung der E-Mail-Adresse werden die erfassten Informationen über eine automatisierte Schnittstelle an unsere Verwaltungsplattform übermittelt und dort für die weitere Vorgangsbearbeitung bereitgestellt.
Rund 80 Prozent unserer Eingänge erreichen uns bereits über die Website. Das reduziert die erneute Erfassung von Informationen, vermeidet Medienbrüche und erleichtert die strukturierte Bearbeitung der Verfahren.
Unsere Digitalstrategie orientiert sich dabei an fünf Leitprinzipien:
- Offenheit: Einsatz von Open-Source-Software und offenen Standards.
- Interoperabilität: Verbindung unterschiedlicher Anwendungen über offene Schnittstellen.
- Selbstbestimmung: Kontrolle über die eigenen Daten, Systeme und digitalen Prozesse.
- Nachhaltigkeit: Langfristig wartbare, anpassungsfähige und ressourcenschonende Lösungen.
- Gemeinwohlorientierung: Erfahrungen teilen, Wissen zugänglich machen und die Nachnutzung fördern.
Diese Prinzipien bilden die Grundlage unserer digitalen Verwaltungsentwicklung. Sie ermöglichen es uns, bestehende Anwendungen schrittweise weiterzuentwickeln und neue Anforderungen aufzugreifen, ohne uns dauerhaft von einzelnen Softwareanbietern abhängig zu machen.
Auch kleine Behörden können digital souverän arbeiten
Als Datenschutzaufsichtsbehörde für rund 8.000 kirchliche Einrichtungen in den sieben bayerischen (Erz-)Diözesen verfügen wir über ein vergleichsweise kleines Team. Gerade deshalb sind effiziente Verwaltungsprozesse, die Vermeidung von Medienbrüchen und die langfristige Unabhängigkeit von einzelnen Softwareanbietern für uns von besonderer Bedeutung.
Mit unserer Wettbewerbsteilnahme wollten wir zeigen, dass digitale Souveränität nicht von der Größe einer Organisation abhängt. Auch kleinere Behörden können mit offenen Technologien leistungsfähige und zukunftsfähige Verwaltungsstrukturen aufbauen.
Dabei geht es uns nicht darum, eine allgemeingültige technische Musterlösung zu präsentieren. Vielmehr möchten wir zeigen, wie sich offene Technologien unter konkreten organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen zu einer funktionierenden Verwaltungsarchitektur verbinden lassen.
Unsere Erfahrungen können damit auch für andere kleinere Behörden und öffentliche Einrichtungen von Interesse sein, die ihre Digitalisierung selbstbestimmt und nachhaltig gestalten möchten.
Unsere Digitalstrategie wird zugänglich gemacht
Die Teilnahme am Open Source Wettbewerb nehmen wir zum Anlass, unsere Digitalstrategie und die zugrunde liegenden Projekte umfassender vorzustellen.
Wir planen, hierzu drei Dokumente auf unserer Website bereitzustellen:
Grundsatzpapier „Digitale Souveränität in der Praxis“
Das Grundsatzpapier erläutert unsere strategischen Leitprinzipien und beschreibt, welche Bedeutung offene Technologien, Interoperabilität und die Kontrolle über die eigene IT-Architektur für eine moderne Verwaltung haben.
Projektdossier „Interne Verwaltungsanwendungen“
Das Dossier stellt die Integration von EGroupware als zentraler Verwaltungsplattform vor. Es zeigt, wie sich unterschiedliche Verwaltungsaufgaben innerhalb einer gemeinsamen digitalen Arbeitsumgebung organisieren lassen.
Projektdossier „Fachverfahren“
Im Mittelpunkt steht unser digitales Datenschutzportal. Das Dossier beschreibt, wie elektronische Eingänge über strukturierte Onlineformulare erfasst, über Schnittstellen übertragen und in die interne Vorgangsbearbeitung eingebunden werden.
Ergänzende Architektur- und Prozessgrafiken sollen die technischen Zusammenhänge veranschaulichen.
Mit der Bereitstellung dieser Unterlagen möchten wir unsere Erfahrungen nachvollziehbar dokumentieren, Anregungen für vergleichbare Vorhaben geben und den fachlichen Austausch über den Einsatz von Open Source in der Verwaltung fördern.
Damit setzen wir zugleich einen wesentlichen Grundgedanken unserer Digitalstrategie um: Offene Technologien entfalten ihren besonderen Wert dort, wo nicht nur Software, sondern auch Wissen und Erfahrungen geteilt werden.
Herzlichen Glückwunsch an die ausgezeichneten Projekte
Die Gewinner des Open Source Wettbewerbs 2026 wurden im Rahmen der Smart Country Convention in Berlin bekannt gegeben. Die Finalisten der vier Wettbewerbskategorien stellten ihre Projekte in Live-Pitches einer Fachjury vor.
Wir gratulieren allen ausgezeichneten Projekten herzlich zu ihrem Erfolg.
Besonders freuen wir uns über die Auszeichnung der Stadt Bamberg: Mit dem Projekt „BaKIM“ konnte sich Smart City Bamberg in der Kategorie „Künstliche Intelligenz“ durchsetzen. Damit geht eine der Auszeichnungen nach Bayern.
Auch die weiteren prämierten Projekte zeigen, wie vielfältig Open-Source-Lösungen in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden können – von Fachverfahren und internen Verwaltungsanwendungen bis hin zu grundlegenden Transformationsprozessen.
Der Community Award ging an das Projekt „HAL-Plan“ der Stadt Halle (Saale).
Der Wettbewerb macht deutlich, welches Potenzial in offenen Technologien, gemeinsamen Standards und dem Austausch zwischen Behörden liegt.
Für das KDSZ Bayern ist die Teilnahme deshalb nicht der Abschluss eines Projekts, sondern ein weiterer Ansporn, unseren eingeschlagenen Weg fortzusetzen und unsere Erfahrungen mit anderen zu teilen.
Denn digitale Souveränität ist kein einmal erreichter Zustand, sondern eine dauerhafte Aufgabe moderner Verwaltungsentwicklung.
Weiterführende Informationen: