Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat ihr Kurzpapier Nr. 20 zur Einwilligung aktualisiert. Die Fassung vom 23. September 2026 konkretisiert insbesondere die Anforderungen an Freiwilligkeit und Nachweisbarkeit. Auch für kirchliche Einrichtungen bietet sie eine hilfreiche Orientierung. Maßgeblich bleiben das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) und die KDG-Durchführungsverordnung.
Keine allgemeine Schriftformpflicht – aber ein verlässlicher Nachweis
Seit der KDG-Novelle zum 1. März 2026 besteht keine allgemeine Schriftformpflicht für Einwilligungen mehr. Eine Einwilligung kann grundsätzlich auch elektronisch oder mündlich erteilt werden. Entscheidend ist jedoch: Die Einrichtung muss nachweisen können, wer wann welcher konkreten Verarbeitung zugestimmt hat.
Ein Musterformular oder der bloße Eintrag „Einwilligung liegt vor“ reicht dafür regelmäßig nicht aus. Auch der damalige Erklärungsinhalt und die ausgewählten Verwendungszwecke müssen nachvollziehbar sein. Für Kinderfotos und geplante Veröffentlichungen empfiehlt sich deshalb weiterhin eine schriftliche oder in einem geeigneten digitalen Verfahren dokumentierte Erklärung.
Freiwilligkeit muss im Alltag bestehen
Betroffene müssen eine echte Wahl haben. Ein Kitaplatz darf beispielsweise grundsätzlich nicht davon abhängen, dass Eltern einer Veröffentlichung von Kinderfotos für die Öffentlichkeitsarbeit zustimmen. Auch bei Beschäftigten ist sorgfältig zu prüfen, ob eine Entscheidung tatsächlich ohne Druck und Nachteile getroffen werden kann.
Bei Einwilligungsbannern auf Webseiten darf das Ablehnen nicht aufwendiger sein als das Zustimmen. Für Cookies und vergleichbare Zugriffe auf Endgeräte ist zusätzlich § 25 TDDDG zu beachten.
Widerrufe müssen einfach und wirksam sein
Eine Einwilligung muss ebenso einfach widerrufen werden können, wie sie erteilt wurde. Einrichtungen sollten deshalb festlegen, wer Widerrufe entgegennimmt und wie betroffene Arbeitsbereiche informiert werden. Die auf die Einwilligung gestützte Nutzung muss für die Zukunft beendet werden; die zuvor rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.
Bei Kinderfotos genau hinsehen
Die aktualisierten Hinweise bestätigen die Linie unserer Praxishilfen: Zweck und Reichweite einer Fotoverwendung müssen klar sein. Soweit eine elterliche Einwilligung erforderlich ist, muss sie bei gemeinsamem Sorgerecht grundsätzlich vom Einvernehmen beider Sorgeberechtigten getragen werden. Daneben sind Einsichtsfähigkeit und Wille des Kindes zu berücksichtigen. Eine allgemeine starre Altersgrenze für Fotoeinwilligungen gibt es nicht.
Bestehende Verfahren gezielt überprüfen
Die Aktualisierung verlangt keine pauschale Neueinholung sämtlicher Einwilligungen. Sie ist jedoch ein guter Anlass, Formulare, digitale Nachweise und Widerrufsabläufe zu prüfen. Die KDG-DVO ergänzt dies durch Anforderungen an Organisation, Schulung und technische Absicherung. Vorab bleibt stets zu klären, ob die konkrete Verarbeitung überhaupt eine Einwilligung benötigt oder auf einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage beruht.
DSK-Kurzpapier Nr. 20 „Einwilligung nach der DS-GVO“ – Stand: 23. September 2026 (PDF)